Access Dersleri

quote:


Microsoft Access
1. Veritabanı
1.1 Sıkça Kullanılan Araç Çubukları


Go To Field (Gidilecek Alan Kutusu) : alan listesinde seçilen alana gider Font (Yazı Tipi) : geçerli yazı tipini gösterir
Font Size (Yazı Tipi Boyutu) : geçerli yazı tipi boyutunu gösterir Bold (Kalın) : Kalın yazı tipini açar ya da kapatır
Italic (İtalik) : İtalik yazı tipini açar ya da kapatır Underline (Altı Çizgili) : seçilen metni veya sayıları altı çizgili yapar
Fill/Back Color (Dolgo/Artalan Rengi) : form veya raporların şu ögelerine uygulayın : seçili denetim veya denetimlerin artalanı vb. Font/Fore Color (Yazı Tipi/Önalan Rengi) : geçerli veri sayfasındaki veya form ile raporun seçili denetimindeki metnin rengini değiştirir
Line/Border Color (Çizgi/Kenarlık Rengi) : seçili denetimlerin çizgi veya kenarlıklarını saydam yapar veya bunlara renk uygular Gridlines (Yatay düğmesi) : veri sayfası üzerinde sadece yatay (ya da dikey) kılavuz çizgilerini gösterir veya ikisini de gösterir (ya da gizler)
Special Effect (Özel Etki) : veri sayfasındaki hücrelere veya form veya rapor üzerindeki denetim veya denetimlere kabarık ( ya da düz veya basık) özel etkisi verir


Design View (Tasarım Görünümü) : geçerli tablo, form veya sorgu için etkin görünümden (Veri Sayfası Görünümü) Tasarım Görünümü'ne geçer Save (Kaydet) : belgeyi kaydeder
Print (Yazdır) : varsayılan ayarları kullanarak belgeyi yazdırır Print Preview (Baskı Önizleme) : bir belgenin yazıcı çıktısı alındığındaki görüntüsünü ekrana getirir
Spelling and Grammar (Yazım ve Dilbilgisi) : seçilen metinde ya da belgede yazım ya da dilbilgisi hatalarını denetler Cut (Kes) : seçilen bölümü Windows Panosu'na kopyalayıp belgeden siler
Copy (Kopyala) : seçilen bölümü Windows Panosu'na kopyalar Paste (Yapıştır) : Windows Panosu'nun içeriğini belirlenen yere yapıştırır
Form Painter (Biçim Boyacısı): karakter / paragraf biçimlendirmesini kopyalar Undo (Geri Al) : son eylemi geri alır
Insert Hyperlink (Köprü Ekle) : başka bir belgeye ya da başka bir yere sıçrama (köprü) ekler. Web Toolbar (Web araç çubuğu) : Web araç çubuğunu gösterir ya da gizler
Sort Ascending (Artan Sıralama) : seçilen öğeleri, ekleme noktasını içeren sütunu kullanarak alfabenin ilk harfinden, en küçük sayıdan veya en erken tarihten başlayarak sıralar Sort Descending (Azalan Sıralama) : seçilen öğeleri, ekleme noktasını içeren sütunu kullanarak alfabenin son harfinden, en büyük sayıdan veya en geç tarihten başlayarak sıralar
Filter By Selection (Seçime Göre Süz) : seçili veriyi temel alarak kayıtları süzer Filter By Form (Forma Göre Süz) : etkin formu veya veri sayfasının boş bir kopyasını gösteren Form Süzgeci Penceresini görüntüler
Apply Filter (Süzgeç Uygula) : etkin veri sayfası veya forma süzgeç uygular veya süzgeci kaldırır Find (Bul) : veri sayfası veya bir form üzerin aranan bir bilginin bulunmasını sağlar veya Modül penceresinde bir Visual Basic anahtar sözcüğünü arar
New Record (Yeni Kayıt) : yeni girebilmeniz için formun veya veri sayfasının sonuna gider Delete Record (Kayıt Sil) : formdan veya kayıt sayfasında seçili kayıt veya kayıtları siler
Database Windows (Veritabanı Penceresi) : geçerli veritabanındaki tüm nesneleri listeleyen Veritabanı penceresini gösterir New Object (Yeni Nesne) : seçili tablo veya sorguyu temel alan bir form, makro vb. yaratır
Office Assistant (Oficce Yardımcısı) : yardım almak için Office Asistanı'nı görüntüler




1.2 Yeni Bir Veritabanı Başlatma
1- Access başlangıç iletişim kutusunda Blank Database (Boş Veritabanı) seçenek düğmesi ya da Menu Bar araç çubuğundaki File (Dosya) menüsünden New komutu seçilir (veya Database araç çubuğu üzerindeki New simgesi seçilir).
Blank Database (Boş Veritabanı) : içine tablolar, formlar vb. eklenebilecek boş bir veritabanı yaratır
Database Wizard (Veritabanı Sihirbazı) : sihirbaz kullanarak bir veritabanı yaratmaya imkan verir
Open an Existing Database (Varolan Veritabanını Aç) : bilgisayar ya da ağ üzerinde varolan bir veritabanını açar

ya da

ya da


2- New iletişim kutusu ekrana gelir. Bu iletişim kutusunda 2 tane sekme bulunmaktadır : General (Genel), Databases (Veritabanları). Blank Database, General sekmesinin altında bulunurken, Databases sekmesi değişik amaçlara yönelik veritabanları içermektedir.

3- Blank Database seçildikten sonra ekrana File New Database iletişim kutusu gelir. Yeni yaratılacak veritabanı dosyasına için kullanıcıdan bir isim vermesi istenir.

4- Verilen veritabanı dosya adı :Veritabanı iletişim kutusu ekrana gelir. Bu iletişim kutusunda 6 tane sekme (veritabanı nesne türü sekmeleri) bulunmaktadır.


Tables (tablolar)
iş ya da kuruluşunuzun belirli bölümleri ile ilgili bilgilerin depolandığı yer
Queries (sorgular)
bir veritabanında belirli bir bilgiyi bulmak için sorulan soru
Forms (formlar)
tablolara bilgi girişini kolaylaştıran, kullanıcıyı yönlendiren ve hataları denetleyen yer
Reports (raporlar)
istenen bilgilerin belirli bir düzende görüntülendiği yer
Macros (makrolar)
bir dizi Access komutunu otomatik olarak uygulama imkanı sağlar (komutları düğmelerle ilişkilendirme vb.)
Modules (modüller)
Access komut ve makrolarını genişletme ve Microsoft Visual Basic ve diğer Microsoft Office programları ile birleştirme imkanı sağlar
Örnek :
Bu örnekteki açıklamalar diğer sekmeler için de geçerlidir.
Tables sekmesi geçerli veritabanındaki tüm tabloların bir listesini görüntüler.

Open (Aç) : seçilen tabloyu açar, Design (Tasarla) : seçili olan tablonun tasarımını değiştirir, New (Yeni) : yeni bir tablo yaratır.

2.1 Tablo Sihirbazı (Table Wizard) ile Yeni Bir Tablo Oluşturma:
1- Yeni bir veritabanı dosyası yaratın.
2- Veritabanı iletişim kutusundan Tables sekmesini seçin.
3- New düğmesini tıklayın.
4- Ekrana gelen New Table (Yeni Tablo) iletişim kutusundan Table Wizard (Tablo Sihirbazı) seçeneğini tıklayın.

5- Table Wizard (Tablo Sihirbazı) iletişim kutusu ekrana gelir.

6-
Amacınıza uygun olarak Business (İşle İlgili) ya da Personal (Kişisel) seçeneklerinden birisini tercih edin (Yapılan tercihe göre Sample Tables (Örnek Tablolar), Sample Fields (Örnek Alanlar) değişir).
7- Sample Tables kutusundan istediğiniz örnek tabloyu seçin. Seçtiğiniz örnek tabloda bulunan örnek alanlardan istediğiniz alan(lar)ı ortada bulunan Sample Fields kutusundan seçin. Farklı örnek tablolardan farklı alanlar seçebilirsiniz. Bu seçtiğiniz alan(lar) Fields in my table (Yeni tablodaki alanlar) kutusunda görünür.
Sample Fields kutusundan seçilen örnek alanı Fields in my table kutusuna ilave eder
Sample Fields kutusundaki tüm örnek alanları Fields in my table kutusuna ilave eder
Fields in my table kutusundan seçilen örnek alanı çıkarır
Fields in my table kutusundaki tüm örnek alanları çıkarır

* İlave etmek / çıkarmak istediğiniz alanı çift tıklayarak da aynı işlemleri yapabilirsiniz.
8-
Rename Field... (Alanları Yeniden Adlandır..) : Yarattığınız yeni tabloda olmasını istediğiniz örnek alanlardan seçili olana yeni isim verilmesine olanak sağlar
9-
Next (İleri) düğmesini tıklayın.
*Tablo Sihirbazı'nı kullanırken Back (Geri) ile bir önceki adıma gidebilir, Cancel (İptal) ile herhangi bir değişiklik yapmadan sihirbazı terk edebilir ya da Finish (Son) düğmesi ile yaptığınız işlemler (seçilen örnek alanlar vb.) geçerli olacak şekilden sihirbazı sonlandırabilirsiniz.
10- Ekrana yeni bir iletişim kutusu gelir.

What do you want to name your table ? (Tablonuzun Adının Ne Olmasını İstiyorsunuz ?) alanına istenilen isim yazılır (ya da otomatik olarak yazan örnek tablo adı kullanılır).
11- Is your new table related to any other tables in your database? (Yeni Tablonuz Veritabanınızdaki Bir başka Tablo ile İlişkili mi?) sorusu ile karşılaşırsanız, tablonuzu ilişkilendirecek başka tablo yoksa Next düğmesini tıklayın (Relationships düğmesi ile ilişkinin olup olmadığını ya da ne tür bir tipte olduğunu belirleyebilirsiniz).
12- Yes, set a primary key for me (Evet Birincil Anahter Belirle) seçeneği seçili halde iken Next düğmesini tıklayın.
* Birincil anahtar, bir tablodaki her kaydı ayrı ayrı tanımlayan çok alandan oluşmaktadır.
13- Ekrana yeni bir iletişim kutusu gelir.

14- Enter data directly into the table (Doğrudan Tabloya Veri Girmek İstiyorum) seçeneğini seçin ve Finish düğmesini tıklayın. Yeni tablo, Datasheet View'da (Veri Sayfası Görünümü) açılır.



2.2 Basit Tablo Oluşturma
Örnek : Bir dersteki öğrencilere ait bilgileri içeren bir veritabanı içinde her öğrencinin adı-soyadı ve kendine ait bir öğrenci numarası bulunmalıdır
1- Yeni bir veritabanı dosyası yaratın.
2- Veritabanı iletişim kutusundan Tables sekmesini seçin.
3- New düğmesini tıklayın.
4- Ekrana gelen New Table (Yeni Tablo) iletişim kutusundan Design View (Tasarım Görünümü) seçeneğini tıklayın.
5- Design View'da açılmış bir tablo oluşur.
6- Field Name (Alan Adı) sütunun ilk satırına Öğrenci No yazın ve Enter veya TAB (ya da SOL ok) tuşuna basarak diğer sütuna (Data Type = Veri Türü) geçin.
7- Bu hücreye ait menüyü açmak için aşağı yönlü ok görünümündeki düğmeyi seçin ve Text (Metin)seçeneğini atayın.

Text alfabetik ya da alfanümerik veriler (maks. 255 karak.)
Memo açıklama,not ve düşünceler (32.000 karak.)
Number sayısal alanlar (alt / üst değeri Field Properties'de bulunan Field Size'da tanımlanan değere bağlıdır)
Date/Time tarih ve saat (8 bytelık yer tutar)
Currency borç, alacak, maaş vb. (8 bytelık yer tutar)
AutoNumber otomatik veriler (Örn. Microsoft Access'in her öğrenciye özel bir kod vermesi sağlanır) (4 bytelık yer tutar)
Yes/No küçük mü büyük mü?, kısa mı uzun mu? 8(1-2 bytelık yer tutar)
OLE Object resim, ses kayıtları veya çizimler gibi nesneler için kullanılır
Hyperlink metin ya da metin ve numara kombinasyonundan oluşmuş köprü (2048 karak.)
Lookup Wizard... başka bir tablodaki (ya da list box veya combo box kullanarak değerler listesinden) bir değeri seçilen alanda kullanabilme imkanı tanır (tipik olarak 4 bytelık yer tutar)

8- Bir sonraki sütuna (Description = Tanım) geçin ve Öğrenci İşleri tarafından verilen numara yazın.

9- Bir alttaki satıra geçerek sırasıyla Öğrenci Adı Soyadı, Metin ve Kimlik Bilgisi yazın

10- Menu Bar araç çubuğundaki File (Dosya) menüsünden Save komutunu seçin.
11- Tablonuza bir isim verin.

12- Kaydetmeden önce bir alanı Primary Key (Birincil Anahtar) olarak atamanız istenecektir (Primary Key : bir tablodaki her kaydı ayrı ayrı tanımlayan bir ya da daha çok alandan oluşur). Primary Key olarak atanan alan tanımlayıcı alan olarak kullanılır. (Office Asistanının) Do you want to create a primary key now? (Şimdi birincil anahtar yaratmak istiyormusun?) sorusuna Yes (Evet) düğmesini tıklayarak cevap verin. Primary key atamak istediğiniz alanı seçin (Örn. Öğrenci No) ve Table Design araç çubuğu üzerindeki Primary Key (Birincil Anahtar) düğmesini tıklatın.


13- Table Design araç çubuğu üzerindeki Save (Kaydet) düğmesini tıklatın ve tablo ismini girin.




2.1 Özellikler
2.3.1 Alan Özellikleri (Field Properties)
1- Design View'da iken özelliği değiştirmek istediğiniz alanı seçin.

2- Ekranın sol alt kısmındaki kısımda istenilen özellikler ayarlanabilir / değiştirilebilir. Alan Özellikleri genel olarak Data Type'a bağlı olarak çeşitli farklılıklar gösterir. Herhangi bir özelliği tanımlarken F1 tuşu ile o alanla ilgili olarak ayrıntılı yardım alabilirsiniz.

Seçtiğiniz alanın Data Type'a göre, çeşitli özelliklerinin sağ kenarını tıkladığınızda, o noktaya üzerinde aşağı yönlü ok işareti olan bir düğme gelir ve bu düğmeyi tıklayarak uygun seçeneği tercih edebilirsiniz.
Bununla beraber, Input Mask, Default Value ve Validation Rule özelliklerinin ilgili kısımlarının bittiği yeri tıkladığınızda, o noktada üzerinde üç nokta olan bir düğme gelir ve bu düğmeye tıklayarak Input Mask iseniz, Mask Wizard'ı, Default Value veya Validation Rule'da iseniz Expression Builder'ı çalıştırabilirsiniz. Bunlar detaylı işlemleri kolaylıkla yapmanıza olanak tanırlar.



Field Size (Alan Boyutu) veri uzunluğuna bir sınır getirilmesine yarar
Format (Biçim) özel işaretler yardımı ile verinin görünüm biçimini değiştirir (![renk] renk değişikliği, ! verinin sola yaslanması, * verinin sağa yaslanması, < verinin küçük harflere dönüştürülmesi, > verinin büyük harflere dönüştürülmesi)
Input Mask (Giriş Maskesi) seçili olan alanda veri girişi esnasında kullanıcıyı kısıtlar (Örn. L0L 0L0 için L harfi A'dan Z'ye herhangi bir harfi 0 ise 0'dan 9'a herhangi bir sayı anlamındadır)
Caption (Resim Yazısı) sütun başlığı yazılır (bu kısım boş ise sütun başlığı olarak Field Name görünür)
Default Value (Varsayılan Değer) seçili alana, kayıt girilirken buraya girilen değer kendiliğinden yazılır (Örn. Telefon Şehir Kodu ile ilgili alan için 0312 Default Value olarak verilebilir, kullanıcı isterse değişiklik de yapabilir)
Validation Rule (Geçerlilik Kuralı) sayısal verinin belirli bir özellikte olması şartı ile veri girişi denetimi sağlanır. (Örn. > 1000)
Validation Text (Geçerlilik Metni) Validation Rule belirlendiğinde, kullanıcının aykırı bir veri girişinde bulunduğu zaman karşılaşacağı hata mesajıdır ( Örn. Girilecek değer 1000 den büyük olmalıdır)
Required (Gerekli) veri girme zorunluluğu olan alan için YES tersi durum için ise NO tanımlanır
Allow Zero Length (Sıfır Uzunluk İzni) Data Type özelliği Text olan alanlarda sıfır uzunluklu metin girişine izin vermek için YES, tersi durum için ise NO tanımlanır
Indexed (Sıralı) tablodaki kayıtların seçili alana göre sıralanmasını sağlar. Bunun için Yes (Duplicates OK) seçilirse indexlenmiş alana aynı veri birden fazla girilemez iken, Yes ( No Duplicates) seçilirse bu kısıt ortadan kalkar ve alan sadece indexlenmiş olur (Data Type özelliği Memo, Hyperlink ve OLE Object olan alanlar indexlenemez)

2.3.2 Tablo Özellikleri (Table Properties)
Menu Bar araç çubuğundaki View (Görünüm) menüsünden Properties (Özellikleri) komutu seçilir ve daha sonra ekrana Table Properties (Tablo Özellikleri) iletişim kutusu gelir.


Tablo geneline ait özellikler bu yolla belirlenebilir.
Validation Rule özelliklerinin ilgili kısımın bittiği yeri tıkladığınızda, o noktada üzerinde üç nokta olan bir düğme gelir ve bu düğmeye tıklayarak Expression Builder'ı çalıştırabilirsiniz.

Description tablo ile ilgili tanımlayıcı bilgi girilmesine imkan verir
Validation Rule sayısal verinin belirli bir özellikte olması şartı ile veri girişi denetimi sağlanır. (Örn. > 1000)
Validation Text Validation Rule belirlendiğinde, kullanıcının aykırı bir veri girişinde bulunduğu zaman karşılaşacağı hata mesajıdır ( Örn. Girilecek değer 1000 den büyük olmalıdır)
Filter süzgeç ile ekrana gelen bilgiler kısıtlanabilir.
Order By Örn. Öğrenci Numarası DESC. ile tablonun açılır açılmaz kendiliğinden Öğrenci Numarası baz alınarak büyükten küçükğe sıralanması sağlanabilir

2.4 Satır Üzerinde İşlemler
2.4.1 Satır Yüksekliğini Değiştirme
1. yol : Herhangi bir satırın altındaki sınırın üzerine tıklayın, sonra sınırı farenin sol düğmesini basılı tutarak satırı istediğiniz yüksekliğe ulaşana kadar sürükleyin ve düğmeyi bırakın (Bir satırın yüksekliğini değiştirmek tablodaki tüm satırları etkiler).
2. yol : Menubar araç çubuğundaki Format (Biçim) menüsünden Row Height.. (Satır Yüksekliği) komutunu tıklayın.
ya da

Bir satırın yüksekliğini değiştirmek tablodaki tüm satırları etkiler.

2.5 Sütun Üzerinde İşlemler
2.5.1 Sütun Genişliğini Değiştirme
1. yol : Genişliğini değiştirmek istediğiniz sütunun başlığının sağ tarafındaki sınırın üzerine tıklayın, sonra sınırı farenin sol düğmesini basılı tutarak sütun istediğiniz genişliğe ulaşana kadar sürükleyin ve düğmeyi bırakın
2. yol : Menubar araç çubuğundaki Format (Biçim) menüsünden Column Width komutunu tıklayın.
ya da
Column Width iletişim kutusundaki boşluğa istenilen değer girilir.

Genişliği en fazla metin içeren alana göre ayarlar.

1.5.2 Bir sütunu Taşıma
1- Taşımak istediğiniz sütunun başlığını seçin (Örnek: Field3).

2- Farenin işaretçisini seçimiş olduğunuz sütunun üzerine getirin ve farenin sol düğmesini basılı tutarak sütun başlığını sütunun bulunmasını istediğiniz yerin sağına sürükleyin.
3. Farenin sol düğmesini serbest bırakın.

1.5.3 Bir Sütunu Dondurma
1- Dondurmak istediğiniz sütunun başılığını seçin (Örnek: Field3).
2- Menubar araç çubuğundaki Format (Biçim) menüsünden Freeze Columns (Sütunları Dondur) komutunu tıklayın.


1.5.4 Bir Sütunu Çözme
1- Menubar araç çubuğundaki Format (Biçim) menüsünden Unfreeze All Columns (Tüm Sütunları r) komutunu tıklayın.


2.6 Index (İndeks)
2.6.1 Bileşik İndeks Oluşturma (Multiple-field Index)
1. Tablonuzu Design View'da açın.
2. Menu Bar araç çubuğundaki View (Görünüm) menüsünden Indexes (İndeksler) komutunu tıklayın (veya Table Design araç çubuğundaki Indexes (İndeksler) simgesini seçin).
ya da
3.
Tablo'da oluşturulmuş indeksler


Index Name (İndeks Adı) ile Field Name (Alan Adı) aynı olmak zorunda değildir. PrimaryKey (Birincil İndeks) olan indeksin adının da PrimaryKey olması gerekmemektedir (başında anahtar sembolü olan satır). Aksi belirtilmediği sürece PrimaryKey aktif durumdaki indeks olup herhangi bir field PrimaryKey olarak indeks oluşturmada kullanılabilir. Sort Order sütununda alanın nasıl sıralanacağı belirtilir (Ascending ile artan ve Descending ile azalan yönde sıralama uygulanabilir). Birincil İndeks olan satırın hemen altındaki satırın Index Name'i boş ise bu iki index birarada bir Bileşik İndex oluştururlar.
Bu örnekte tek bir indeks Birincil İndex aktif ve tek bir alandan (ProjeNo) oluşuyor

Bu örnekte ise ProjeNo ve ProjeAdı adlı iki alan ikisi birarada bileşik indeksi oluşturuyor (kayıtlar önce ProjeNo'suna göre artan/küçükten büyüğe ve daha sonra da ProjeAdı artan/küçükten büyüğe sıralanır).
2.6.2 İndeks Özellikleri (Index Properties)
Primary : Yes, seçili indeksin birincil indeks olduğunu belirler
Unique : Yes, seçili alana aynı veri birden fazla (tekrar) girilemeyeceğini belirtir. Primary : Yes ise Unique : No olamaz
Ignore Nulls : Yes, seçili alanın boş bırakılamayacağını (mutlaka veri girişi yapılmalıdır) belirtir.


2.7 Tablolar Arasındaki İlişki Kavramı
Veritabanı yönetiminde yeni bir tabloyu var olan tablolara bağlamak ve aralarındaki ilişkileri düzenlemek en önemli noktalardan birisidir. Bir veritabanı birden çok veri tablosu içerebilir. Her tablodaki birincil anahtar (primary key) belirlendikten sonra, tablolar arasında ilişki kurulabilir. Access ile üç tür ilişki yaratılabilir ( one to one-birden bire, one to many-birden çoğa ve many to many-çoktan çoğa). Yaygın olarak kullanılan "birden çoğa" ilişkisinde ilk tablodaki (birincil tablo) her kayıt (record) ikinci tablodaki (ilişkili tablo) bir ya da birden çok kayıtla ilişkilendirilmiştir.
İlişki alanlarının ilişkili oldukları birincil anahtar alanları ile aynı adı taşımaları gerekmemektedir (fakat ilişkili alanlarda eşleşen veriler bulunmalıdır). İlişkili alanlar iki istisna haricinde aynı veri türüne sahip olmalıdır; Birinci istisna, AutoNumber (Otomatik Sayı) alanı (field) ile FieldSize (Alan Boyutu) özelliği Long Integer'a (Uzun Tamsayı) ayarlı olan Number (Sayı) alanını eşletirebilirsiniz. Diğer istisna ise, eğer her iki alanın da FieldSize (Alan Boyutu) özelliği Replication ID'ye ayarlı ise Otomatik Sayı alanı ile Sayı alanı eşleştirilebilir. Arama alanı ya da Relationships (İlişkiler) penceresi kullanılarak ilişkiler yaratılabilir.
Tablolar ilk kez yaratılırken Table Wizard (Tablo Sihirbazı) kullanıcıya tablo ilişkilerini tanımlama olanağını verir. Database (Veritabanı) iletişim kutusunda iken ya da Design View'da (Tasarım Görünümü) ilişkiler tanımlanabilir.
SORU : Access'te istenilen sayıdaki tablo arasında ilişki kurulabilir mi ?


2.8 İlişkiler
İki tablo arasında doğrudan bir bağlantı bulunmuyorsa, birincil anahtar (primary key) birden çok alana bağlı ise veya bilgi tutarlılığı gerekli ise İlişkiler penceresinin kullanılması gerekir.
Bu pencerede bir ilişki yaratma işleminden önce, tabloda eşleşen alanlar belirlenmelidir. Birincil tablodaki birincil anahtar alanı ile ilişkili tablodaki eşleşen alan (foreign key (yabancı anahtar) olarak da adlandırılır) arasında bir ilişki kurulur.
2.8.1 Tablo İlişkilerini Tanımlama
1- İstediğiniz veritabanı dosyasını açın.
2- Database iletişim kutusunda iken Database araç çubuğu üzerindeki Relationships (İlişkiler) simgesini tıklayın ya da Menu Bar araç çubuğundaki Insert (Ekle) menüsünden Relationships... komutunu seçin.

3- Tablolar arasında önceden kurulmuş ilişkiler varsa bunları ekrana gelen Relationships penceresinde görebilirsiniz.

4- Relationships penceresine yeni bir tablo eklemek için Relationship araç çubuğundaki Show Table (Tabloyu Göster) simgesini tıklayın.

5- Show Table iletişim kutusundaki 3 sekmeden birisi olan Tables sekmesini seçin. Eklemek istediğiniz tablo veya tabloları seçerek (SHIFT tuşu basılı iken yanyana olanlar, CTRL tuşu basılı iken ise yanyana olmayanlar seçilebilir) Add düğmesini tıklayın. Seçim işlemi bitince Close düğmesi ile iletişim kutusunu kapatın. Relationship penceresinde ilişkili iki tablo arasındaki çizginin uçlarındaki 1 ve sonsuz işaretleri ilişki türünü göstermektedir (Örn. bir ucunda 1, diğer ucunda sonsuz işareti varsa bu birden çoğa şeklinde bir ilişkinin sözkonusu olduğunu gösterir).

6- Birincil tablodaki ortak alanı tıklayıp ilişkili tablodaki ortak alana farenizin sol düğmesi basılı halde iken hareket ettirin (sürükleyin). Farenizin düğmesini serbest bıraktığınızda, iki tablo arasında bir ilişki olduğunu gösteren bir çizgi oluşur. Bununla beraber yaratılan ilişkiyi korumanızı ya da değiştirmenize yardımcı olacak Relationships iletişim kutusu da ekrana gelir.

Enforce Referential Integrity bilgi tutarlığı özelliği aktif olur. Bilgi tutarlılığı, ilişkili tablolarda kayıtlar arasındaki ilişkilerin geçerli olmasını sağlayan ve ilişkili verilerin bir yanlışlık sonucu silinmesini ya da değiştirilmesini önleyen bir kurallar sistemidir
Cascade Update Related Fields ana tabloda birincil anahtar değerini her değiştirdiğinizde, ilgili değerlerin otomatik olarak güncelleştirilmesi için Enforce Referential Integrity ve Cascade Update Related Fields kutucuklarının seçili olması gerekir
Cascade Delete Related Records ana tabloda bir kayıt sildiğinizde ilişkili tablodaki ilişkili kayıtların otomatik olarak silinmesi için Enforce Referential Integrity ve Cascade Delete Related kutucuklarının seçili olması gerekir
Relationship Type tanımlı ilişki türlerini görüntüler
Create değişiklikleri kaydeder ve iletişim kutusunu kapatır
Join Type... ilişkili tabloları temel alan sorgular (queries) yaratırken kullanmak istediğiniz (varsayılan) birleştirme türünü seçmenize olanak verir
SORU : Sadece belirli tablo ilişkilerini görmek için ne yapılmalıdır ?

2.8.2 Bir Tablo İlişkisini Silme / Yeniden Düzenleme
Herhangi iki tablo arasındaki ilişkiyi kaldırmak için aralarındaki çizgi seçilir (çizginin görünümü kalınlaşır) ve farenin sağ düğmesi tıklanır, ekrana gelen seçeneklerden Delete (Sil) komutu seçilir ya da Menu Bar araç çubuğundaki Edit (Düzenle) menüsünden Delete (Sil) komutu seçilir.
Eğer ilişki kaldırılmak istenmiyor sadece yeniden düzenlenmek isteniyorsa farenin sağ düğmesinin tıklanması ile ekrana gelen seçeneklerden Edit Relationship...(İlişkileri düzenle) komutu seçilir veya Menu Bar araç çubuğundaki Relationships menüsünden Edit Relationship... (İlişkileri Düzenle) komutu seçilir.

2.9 Kayıtlar
2.9.1 Belirli Bir Kayıt Bilgisine Gitme
Herhangi bir tabloda belirli bir kayda (record) gitmek için Datasheet View'da iken pencerenin alt kısmında bulunan gezinti araçları kulanılabilir.

tablodaki ilk kayda gider
tablodaki bir önceki kayda gider
kullanıcının bulunduğu kaydın numarasını gösterir. Kutuya girilen kayıt numarası ile de ilgili kayda gidilebilir
tablodaki bir sonraki kayda gider
tablodaki son kayda gider
yeni kayıt girebilmek için tablonun sonuna gider
oplam kayıt sayısını gösterir
Menu Bar araç çubuğundaki Edit (Düzen) menüsünde bulunan Go To komutundaki seçenekler de kullanılabilir.


2.9.2 Yeni Bir Kayıt Oluşturma
Yukarıda bahsedilen gezinti araçlarında bulunan New Record (Yeni Kayıt) simgesi veya Menu Bar araç çubuğundaki Edit (Düzen) menüsünde bulunan Go To komutundaki New Record seçeneği ile yeni bir kayıt oluşturulabilir.
Ayrıca bir kaydın tümü kayıt seçici (kaydın sol başında bulunan simge) ile seçildikten sonra farenin sağ düğmesi tıklanıp ekrana gelen seçeneklerden New Record da yeni bir kayıt yaratma olanağı verir.

Aşağıdaki simgeler belirli durumları göstermek üzere kayıt seçici üzerinde görünür :
kayıt göründüğü gibi kaydedilmiştir (geçerli kayıt)
içine bilgi girilebilecek yeni kayıt
düzenlenmekte olan ve henüz kaydedilmemiş kayıt
başka bir kullanıcı tarafından kilitlendiği için düzenleme imkanı olmayan kayıt

2.9.3 Bir Kaydı Silme
Bir kaydın tümü kayıt seçici (kaydın sol başında bulunan simge) ile seçildikten sonra farenin sağ düğmesi tıklanıp ekrana gelen seçeneklerden Delete Record (Kayıt Sil) seçilir veya Menu Bar araç çubuğundaki Edit (Düzen) menüsünde bulunan Delete Record komutu seçilir.





3. Form
3.1 Form Sihirbazı (Form Wizard) ile Bir Form Oluşturma
Form konusu açıklanırken Acces'in örnek veritabanlarından Northwind veritabanı ile çalışılacaktır.
1- Acces'i açın ve Northwind.mdb dosyasını aktif hale getirin.

2- Ekrana gelen Northwind : Database (Veritabanı) penceresindeki Forms (Formlar) sekmesini seçin ve New düğmesini tıklayın.

3- New Form (Yeni Form) iletişim kutusunun alt bölümden formunuzda kullanmak istediğiniz tabloyu (veya sorguyu) seçin (örnek olarak Customers tablosunu seçin) ve Form Wizard'ı tıklayın.

Design View sihirbaz kullanmadan bir form yaratır
Form Wizard sihirbaz seçili alanlara dayanarak otomatik olarak formu yaratır
AutoForm: Columnar sihirbaz kullanılarak yaratılan bir formda, kayıttaki veri dikey olarak gösterilir (her kayıt için verinin her alanı tek bir satırda görüntülenir)
AutoForm: Tabular sihirbaz kullanılarak yaratılan bir formda, kayıttaki veri yatay olarak gösterilir (her kayıt için verinin her alanı bir sütunda görüntülenir)
AutoForm: Datasheet sihirbaz kullanılarak yaratılan formda kayıtlar Datasheet (Veri Sayfası) görünümünde görüntülenir.
Chart Wizard sihirbaz grafiği olan bir form yaratır
PivotTable Wizard sihirbaz Excel PivotTable'ı (Özet Tablo) olan bir form yaratır
4- Ekrana gelen birinci Form Wizard iletişim kutusundaki Available Fields (Kullanılabilir Alanlar) bölümünden formunuzda kullanmak istediğiniz alanları seçin. Seçilmiş olan alanlar Selected Fields (Seçili Alanlar) bölümünde görünür.

Customers tablosundan CompanyName, Address, City, Phone alanlarını seçin ve Next Düğmesini tıklayın.

5- Bilginin form üzerindeki görünümünü belirleyin (Columnar'ı seçin) (Columnar=Sütun, Tabular=Tablo, Datasheet=Veri Sayfası, Justified =İki Yana Yaslı) ve Next düğmesini tıklayın. İletişim kutusunun önizleme alanında tercih etmiş olduğunuz seçeneğin önizlemesini görebilirsiniz.

6- Ekrana gelen üçüncü Form Wizard iletişim kutusundan form biçemi tercihinizi yapın, (International'ı seçin) ve Next düğmesini tıklayın. İletişim kutusunun önizleme alanında tercih etmiş olduğunuz seçeneğin önizlemesini görebilirsiniz.

7- Ekrana gelen son Form Wizard iletişim kutusunda formunuza bir isim verin. Yaratmış olduğunuz formu Design görünümünde görüntülemek mi, yoksa açmak mı istediğinizi belirtip Finish düğmesini tıklayın.





Microsoft Access 97
3. Form
3.2 Formları Özelleştirme
Microsoft Access'in Form Sihirbazı ile oluşturduğu formun farklı bir biçime sahip olmasını ve farklı çalışmasını sağlayabilirsiniz yani genel anlamda formunuzu özelleştirebilirsiniz. Form konusu açıklanırken Acces'in örnek veritabanlarından Northwind veritabanı ile çalışılacaktır.
1- Acces'i açın ve Northwind.mdb dosyasını aktif hale getirin.
2- Ekrana gelen Northwind : Database (Veritabanı) penceresindeki Forms (Formlar) sekmesini seçin ve Form Sihirbazı kullanarak yarattığınız Customer Info adlı formu seçin ve Open düğmesini tıklayın.

3- Design (Tasarım) görünümüne geçmek için Form View araç çubuğundaki View (Görünüm) simgesini tıklayın.

Tasarım görünümünde, form penceresi üç bölüme ayrılmıştır:
- Form Header (Form Üstbilgisi); formun en üstünde belirmesini istediğiniz bir başlık vb. bilgileri kapsar.
- Detail (Ayrıntı); yeni forma bilgi girebileceğiniz beyaz kutuları (denetimleri) ve forma eklemek üzere seçtiğiniz her alan için gri kutuları (etiketleri) görüntüler (belirtilen renkler varsayılan renkler olup, kullanıcı istediği bölümlerin renklerini değiştirebilir).
- Form Footer (Form Altbilgisi); Form Header ile aynı işleve sahiptir.
Çok sayfalı formlarda, formun her sayfasında görünmesini istediğinmiz bilgileri tutabilecek Page Header (Sayfa Üstbilgisi) ve Page Footer (Saye Altbilgisi) adlı iki bölüm daha bulunmaktadır.

3.2.1 Denetimleri ve Etiketleri Taşıma / Boyutlandırma
1- Detail (Ayrıntı) bölümünde (I. Durum), fare işaretçisini, etkin alanın sağ kenarına götürün (işaretçi iki yönde okları olan bir çubuğa dönüşür). Farenizin sol düğmesini basılı tutup sağa sürükleyin, etkin alan form penceresini tam doldurduğunda farenizin düğmesini bırakın (II. Durum).
I. Durum II. Durum

2- City denetimini tıklayın (denetimin kenarında, kulp adı verilen küçük kareler ortaya çıkar).

3- Bir denetimi ve etiketini form üzerinde, birbirlerine göre konumlarını koruyarak taşımak için, denetimi seçin kenarlığını işaret edin ve ortaya çıkan siyah açık eli istediğiniz yere (örn. Address etiket ve denetiminin sağ yanına) sürükleyin.

Bir denetimi etiketinden bağımsız olarak taşımak için denetimi seçerek sol üst köşesindeki kulpu işaret edin ve ortaya çıkan işaret eden siyah eli sürükleyin (benzer biçimde, bir etiketi bağımsız olarak taşımak için etiketi seçin ve işaret eden siyah eli sürükleyin).
4- Bir denetimin (veya etiketin) boyutlarını değiştirmek için denetimi fare ile seçtikten sonra ortaya çıkan kulplardan istediğinizi işaret edin ve ortaya çıkan siyak oku sürükleyin.

3.2.2 Denetimleri Silme ve Ekleme
1- Phone denetimini seçin ve klavyenizin üzerindeki Delete tuşuna basın. Microsoft Access, denetimi ve etiketini formdan siler.
2- Form Design araç çubuğu üzerindeki Field List (Alan Listesi) simgesini tıklayın. Ekrana gelen alan listesinde Phone'u tıklayıp alanı önceki yerine sürükleyin.


3- Field List kutusunu kapatın.



Microsoft Access 97
3. Form
3.2 Formları Özelleştirme
3.2.3 Denetim Sihirbazı'nı (Control Wizard) Kullanma
Kullanıcıya veri girerken aralarından seçim yapabileceği bir seçenek sunmak istiyorsanız Combo Box (Birleşik Kutu) veya List Box (Liste Kutusu) denetimini yaratabilirsiniz. Örneğin aynı ülke içindeki müşterilerin sadece Region (Bölge) belirlerlemelerini, farklı ülkelerdeki müşterilerin ise Country (Ülke) belirlemelerini isteyebilirsiniz.
1- Formu Design görünümüne getirin.
2- Form Design araç çubuğu üzerindeki Toolbox (Araç Kutusu) simgesini tıklayın. Ekrana Toolbox araç çubuğu gelir.
Combo Box

Control Wizards

List Box

3- Seçilmemişse Toolbox araç çubuğu üzerindeki Contol Wizards simgesini tıklayın.
4- Toolbox araç çubuğu üzerindeki Combo Box ya da List Box simgelerinden birisini tıklayın. (Örn. Combox Box'ı tıklayın.)
5- Form penceresi üzerinde denetimin görünmesini istediğiniz yerde fareyi tıklayın ve bir dikdörtgen çizmek için sürükleme yapın. Farenizin düğmesini bıraktığınızda, ekrana Combo Box Wizard iletişim kutusu gelir. Denetimin değerlerini nasıl almasını istediğinizi belirleyin ve Next düğmesine basın. (örn. ilk seçeneği seçerek, denetimin değerlerini tablo ya da sorgudan almasını sağlayın).

6- Ekrana gelen ikinci Combo Box Wizard iletişim kutusundan Combo Box'ta görüntülenmesini istediğiniz değerleri içeren tablo ya da sorguyu seçin ve Next düğmesine basın (örn. Customers tablosunu seçin).

7- Ekrana gelen üçüncü Combo Box Wizard iletişim kutusundan Combo Box'ta görüntülenmesini istediğiniz değerleri içeren alanları seçin ve Next düğmesine basın (örn. Region ve Country alanlarını seçin).

8- Ekrana gelen dördüncü Combo Box Wizard iletişim kutusunda Combo Box'taki sütunların genişliğini belirleyin ve Next düğmesine basın.

9- Ekrana gelen beşinci Combo Box Wizard iletişim kutusunda kullanıcının alana girdiği değerleri Access'in depolamasını isteyip istemediğinizi belirleyin ve Next düğmesine basın (örn. ilk seçeneği seçerek değerlerin gelecekte kullanım için Access tarafından hatırlanmasını sağlayın).

10- Ekrana gelen son Combo Box Wizard iletişim kutusunda yarattığınız yeni denetim için bir etiket girin ve Finish düğmesine basın (örn. etiket ismi olarak Region / Country yazın).

Yaratmış olduğunuz denetimi List Box ile değiştirmek isterseniz denetim fare ile seçili halde iken Menu Bar araç çubuğu üzerindeki Format menüsündeki Change To komutunun altındaki List Box komutunu seçin (veya doğrudan denetimin üzerinde iken farenizin sağ tuşunu tıklayıp karşınıza gelen menüden yararlanabilirsiniz). (View görünümüne geçip denetim kutusundaki tüm olası seçenekleri görebilirsiniz).


11- Uygulamanızı kaydedin.


Microsoft Access 97
4. Sorgu
4.1 Sorgu Sihirbazı (Query Wizard) ile Yeni Bir Sorgu Oluşturma
1- Bir veritabanı dosyası açın (Örnek : Northwind.mdb).
2- Veritabanı iletişim kutusundan Query sekmesini seçin.
3- New düğmesini tıklayın.
4- Ekrana gelen New Query (Yeni Sorgu) iletişim kutusundan yapmak istediğiniz sorguya yönelik bir sihirbaz seçeneğini ve OK'i tıklayın (Örnek : Simple Query Wizard).

5- Simple Query Wizard (Basit Sorgu Sihirbazı) iletişim kutusu ekrana gelir.

Tablo(lar) ya da sorgu(lar)dan sorgulama işleminiz için kullanmak istediğiniz alanları seçin.
(Örnek : Table / Queries listesinden Tabl: Employees tablosunu seçin. Available Fields (Kullanılabilir Alanlar) listesinden EmployeeID, LastName, FirstName, City, PostalCode ve HomePhone alanlarını alan seçme düğmesi ya da farenizin çift tıklama hareketi ile Selected Fields (Seçili Alanlar) listesine koyabilirsiniz). İşleminizi bitirdikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.
6- What title do you want for your query ? (Sorgunuzun Başlığının Ne Olmasını İstiyorsunuz ? ) alanına istenilen isim yazılır (ya da otomatik olarak yazan örnek tablo adı kullanılır).
Sorgunuzun sonuçlarını görmek için Open the query to view information onay kutusunu veya sorgunuzu Design görünümünde görmek için Modify the query design onay kutusunu seçin. Bu işlemden sonra FINISH düğmesini tıklayın.



Microsoft Access 97
4. Sorgu
4.2 Bir Sorgudaki Alanlarda Düzenleme
1- Design (Tasarım) görünümünü seçin.
2- Sorgu tasarım kılavuzundaki sütunda yer alan bir sonraki alanı ilave etmek için üst bölümdeki alan listesinden istediğiniz bir alanı çift tıklayarak seçin (eklemek istediğiniz alanı sürükleme işlemi ile de istediğiniz sütuna taşıyabilirsiniz).

Örnek : Address alanının sürüklenerek FirstName ve City alanlarının arasına ilave edilmesi.

Başka bir tablodan alan eklemek isterseniz eğer, Query Design araç çubuğu üzerindeki Show Table (Tablo Göster) simgesini tıklayın. Ekrana Show Table iletişim kutusu gelir.


Buradaki Tables sekmesinden sorgunuza ilave etmek isteğiniz alanların bulunduğu tabloyu seçin ve Add düğmesini tıklayın (Örnek : Customers tablosunun seçilmesi). Bu işlemden sonra Close düğmesine basın. 2 Adım'da gösterildiği şekilde istediğiniz alanları sorgu tasarım kılavuzuna ekleyebilirsiniz.

3- Alan silmek için ise silmek istediğiniz alana ait sütun seçicisini seçin (Alan adının bulunduğu hücrenin üzerindeki ince gri renkli kısım) ve daha sonra klavyenizin üzerindeki DELETE tuşuna basın.
Örnek : City alanının silinmesi.


Show onay kutusu temizlenerek, onay kutusunun bağlı olduğu alan sorgu sonucundan gizlenmiş olur.
SORU : Tasarım kılavuzundan bir tablo nasıl kaldırılır ?
Query Design araç çubuğu üzerindeki View simgesinin aşağı yönlü okunu tıklayıp, Datasheet View seçeneğini seçerek sorgunuzun sonuçlarını görebilirsiniz. Tekrar Design View'a geçmek için bu kez aynı simgenin aşağı yönlü okunu tıklayıp, Design View seçeneğini seçin.




Microsoft Access 97
4. Sorgu
4.3 Sorguda Seçim Ölçütlerinden Yararlanma
1- Sorgunuzu Design View'da (Tasarım Görünümü) görüntüleyin.
2- Seçim ölçütü kullanmak isteğiniz alanın Criteria kutusunu tıklayın (Örnek : LastName alanı).

3- Yazacağınız ölçek bir metin ise, tırnak içinde olmalıdır. Metni girip TAB veya Enter tuşuna basarsanız Access 97 metni otomatik olarak tırnak içine alır. OR (ya da) koşulunu kullanmak isterseniz, ilk ölçütü kullanacağınız alanın Criteria kutusuna, diğer ölçütü ise or kutusuna yazın (her ek OR ölçütü ayrı bir or kutusuna yazılmalıdır).
Örnek : Sadece soyadı Fuller ya da Davolio ya da King olan işçilerin kayıtlarını görmek istiyorsanız :

AND (ve) koşulunu kullanmak isterseniz, ilk ölçütü, kullanacağınız ilk alanın Criteria kutusuna diğer ölçütü ise kullanacağınız bir sonraki alanın Criteria kutusuna yazın (her ek AND ölçütü ayrı bir alanın Criteria kutusuna yazılmalıdır).
Örnek : Londra'nın belirli bir bölgesinde oturan işçiler (Londra'da oturan ve Posta Kodu : 98122 olanlar) ile ilgili kayıtları görmek istiyorsanız :

Bir Parametre sorgusu yaratıp, Access'in sizi uyararak bir ölçüt bilgisi istemesini sağlayabilirsiniz.
Ölçütü uygulamak istediğiniz alanın Criteria kutusunu tıklayıp, Access'in size sormasını istediğiniz metni (köşeli ayraç içine) yazın. Query Design araç çubuğu üzerindeki Run simgesini tıklayın, ölçüt bilgisini girin ve OK düğmesini tıklayın. Bu ölçüt doğrultusunda ilgili kayıtlar ekrana gelir.

Örnek :


Bir karşılaştırma ifadesi veya mantıksal ifade kullanmak (ya da bir alan üzerinde matematiksel işlem yapmak) isterseniz, (seçim ölçütü kullanmak istediğiniz alanın Criteria kutusunu tıklayıp) Query Design araç çubuğu üzerindeki Build simgesine basıp, ekrana gelen Expression Builder iletişim kutusundan yararlanabilirsiniz.



Bu iletişim kutusunda üzerinde çalıştığınız sorgunun alanları başta olmak üzere tüm tablo, sorgu, form ve raporların alanlarına hızlı bir şekilde erişmenizi sağlayacak klasörler bulunmaktadır. Bununla beraber Operators klasörü ile de işleç kategorilerine (Aritmetik, Karşılaştırma, Mantıksal) ve işleçlere ulaşabilirsiniz (bu işleçlerden bir kısmına (+ - / * And Or Not Like) iletişim kutusundaki simgelerini tıklayarak da erişebilirsiniz).

Örnek :
Londra dışında oturan (mantıksal ifade kullanımı) ve 25 yaşından küçük (karşılaştırma ifadesi kullanımı) çalışanlarınız ile ligli kayıt bilgilerini görmek istiyorsanız :
I. II. III.

IV. V.

* Expression Builder'da yaptığınız işleme bağlı olarak değer girişi yerine istediğiniz alan(lar)ı da (klasörlerden yararlanarak) girebilirsiniz.
* Matematiksel işleçleri kullanarak da belirli alanlardaki değerleri yeniden hesaplayabilirsiniz.
4.4 Sorgu Uygulamaları
4.4.1 Sorgularla Yeni Bir Tablo Yaratma
Uyguladığınız sorgu sonucundaki kayıtları tutacak yeni bir tablo oloşturabilirsiniz.
Örnek :
Tablo Adı Course Section
Alan Adı CourseName SectionId
CourseNumber CourseNumber
Credits Semester
Department Year
Instructor
Course ve Section adlı iki tablo birbirleriyle ilişkilendirilmiş durumdadır (*CourseNumber her ikisinde de ortak).
Ders adlarını (CourseName), kredi sayılarını (Credits), dersleri veren öğretim görevlilerinin adlarını (Instructor) ve derslerin verildikleri dönemi (Semester) içerisinde bulunduran yeni bir tablo yaratılmak isteniyor.
1- Sorgunuzu Design View'da (Tasarım Görünümü) görüntüleyin.
2- Query Design araç çubuğu üzerindeki Query Type (Sorgu Türü) simgesini tıklayıp, Make-Table Query... seçeneğini seçin.

3- Ekrana gelen Make Table iletişim kutusundaki Table Name: kısmına oluşturmak istediğiniz dosyanın adını yazın. Açık olan veritabanına kaydetmek için Current Database seçeneğini, ya da başka bir veritabanına kaydetmek için Another Database seçeğini tıklayın (File Name: adlı bölüme gerekiyorsa bu veritabanın bulunduğu yolu yazın). İşleminizi bitirdikten sonra OK düğmesini tılayın.

4- Yeni tablonuzda olmasını istediğiniz alanları belirleyin (ölçütler de kullanabilirsiniz).

5- Query Design araç çubuğu üzerindeki Run simgesini tıklayın. Seçmiş olduğunuz alanlara sahip yeni tabloyu yaratmayı onaylamak için ekrana gelen mesaj kutusundaki Yes düğmesine basın.


4.5 Çapraz Sorgu Sihirbazı
Bu tip sorgular ile elektronik tablolardaki özet tablolara benzer biçimde sayısal değerler içeren verileri bir kılavuz şeklinde ekrana getirebilirsiniz.
Örnek :
Tablo Adı Course
Alan Adı CourseName
CourseNumber
Credits
Department

Ders adları (CourseName) ve derslerin bağlı bulunduğu bölümlere (Department) göre ders kredisi dağılımını (Credits) gösterecek bir çapraz sorgu hazırlanması isteniyor.
1- Veritabanı iletişim kutusundan Query sekmesini seçin.
2- New düğmesini tıklayın.
3- Ekrana gelen New Query (Yeni Sorgu) iletişim kutusundan Crosstab Query Wizard seçeneğini ve OK'i tıklayın.

4- Ekrana gelen ilk iletişim kutusunda alanlarını kullanmak istediğiniz tablo ya da sorguyu seçin. İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

5- Bir sonraki adımda sorguda satırları oluşturacak alan(lar)ı seçin (maksimum 3 alan seçilebilir). İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

6- Ekrana gelen iletişim kutusunda sorgudaki sütunları oluşturacak alanı seçin. İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

7- Bir sonraki adımda kesişme noktasında (satır -sütun) kullanılacak alanı ve hesaplamada kullanılacak işlevi (fonksiyonu) seçin. Yes, include row sums onay kutusunu seçerseniz her satırın toplamını da görebilirsiniz. İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

8- Ekrana gelen son adımda çapraz sorgunuza bir ad verin. Sorgunuzun sonuçlarını görmek için View the query onay kutusunu veya sorgunuzu Design görünümünde görmek için Modify the design onay kutusunu seçin. Bu işlemden sonra Finish düğmesini tıklayın.



5. Rapor
5.1 Rapor Sihirbazı
1- Bir veritabanı dosyası açın (Örnek : Northwind.mdb).

2- Veritabanı iletişim kutusundan Reports sekmesini seçin.

3- New düğmesini tıklayın.

4- Ekrana gelen New Report (Yeni Rapor) iletişim kutusundan kullanmak istediğiniz rapora yönelik bir sihirbaz seçeneğini ve OK'i tıklayın (Örnek : Report Wizard).

4- Ekrana gelen ilk iletişim kutusunda alanlarını kullanmak istediğiniz tablo ya da sorguyu seçin. İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

5- Rapor alanlarını gruplandırmak için önce istediğiniz alanı seçip > düğmesini tıklayın (en fazla 10 alan seçebilirsiniz). Access ilk gruplandırmayı ilk kullanılan alana göre yapar. Öncelik sırasını değiştirmek için Priority oklarını kullanabilirsiniz. İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

Örnek : Sırasıyla CategoryName, CategoryID alanları seçilerek kullanmış ve aşağıdaki önizleme elde edilmiştir. Gruplandırma önce CateryName, ardından da CategoryID alanına göre yapılacaktır.

Priority (Öncelik) yukarı yönlü oku kullanılmış ve gruplandırma düzeyinde değiştirilmiştir. Bu durumda gruplandırma önce CategoryId, ardından da CategoryName alanına göre yapılacaktır.

6- Gruplarda kayıtların bulunacağı sırayı ve sıralama düzenini (azalan veya artan) belirleyebilirsiniz. Kayıtları en fazla dört alana kadar sıraya koyabilirsiniz. İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

Summary Options tuşunu kullanarak özet bilgi isteyebilir ve ilgili hesaplamaların yapılma şekline (ortalama hesap, en düşük değer, en yüksek değer) karar verebilirsiniz.
7- Ekrana gelen bir sonraki adımda raporunuzun yerleşim (Layout) ve yönlendirme (Orientation) özelliklerine karar verebilirsiniz (tercihlerinizi soldaki önizleme bölümünde görebilirsiniz). İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

8- Ekrana gelen sonraki adımda raporunuzun biçemini (style) değişik alternatifler arasından seçebilirsiniz (tercihlerinizi soldaki önizleme bölümünde görebilirsiniz). İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

9- Son adımda raporunuzun adını belirleyin (Acces'in otomatik olarak verdiği adı da kullanabilirsiniz). Raporu önizleme kipinde görüntülemeyi istiyorsanız Preview the report seçeneğini seçin. Design görünümününde rapor üzerinde düzenleme yapmak isterseniz de Modify the report's design seçeneğini seçebilirsiniz. Bu işlemden sonra Finish düğmesini tıklayın.

Önizleme kipinde, raporunuz aşağıdaki görüntüye benzer bir görünüme sahip olacaktır.

Var olan biçemi yeni bir biçem ile değiştirmek için design görünümünde tüm raporu seçin (yatay ve dikey cetvellerin kesiştiği yerdeki küçük kutuyu tıklayın) ve Report Design araç çubuğundaki AutoFormat simgesini kullanın böylece raporunuzun biçemini otomatik olarak değiştirebilirsiniz (8.adım).

5.2 Raporları Özelleştirme
Rapor tasarımında değişiklikler yaparken yararlanılabilecek teknikler form tasarımını değiştirmek için kullanılanlara (taşıma, boyutlandırma vb.) benzemektedir (Bkz. 3.2 Formları Özelleştirme). Bu duruma bağlı olarak bu bölümde sadece genel görünüm üzerinde durulacaktır.
Raporda bulunan bölümler :
Report Header (Rapor Üstbilgisi) : Başlık, tarih ve raporunuzun tanıtımı vb. bilgileri rapor sayfasının başına yerleştirmek için kullanılan kısımdır.
Page Header (Sayfa Üstbilgisi) : Sütun başlıkları, tarih ve sayfa numası gibi bilgileri her rapor sayfasının başına yerleştirmek için kullanılan kısımdır.
Group Header (Grup Üstbilgisi) : Grup adı veya grup toplamı vb. bilgileri kayıt grubunun başlangıcına yerleştirmek için kullanılan kısımdır. Grup üstbilgisi yaratmak için, Menubar araç çubuğu üzerindeki View (Görünüm) menusünden Sorting and Grouping (Sıralama ve Gruplandırma) komunutu tıklayın, bir alan veya deyim seçin ve Group Header (Grup Üstbilgisi) özelliğini Yes (Evet) olarak ayarlayın.
Detail (Ayrıntı) : Raporun ana gövdesi için ayrıntı bölümü kullanılır.
Group Footer (Grup Altbilgisi) : Grup adı veya grup toplamı vb. bilgileri kayıt grubunun sonuna yerleştirmek için kullanılan kısımdır. Grup üstbilgisi yaratmak için, Menubar araç çubuğu üzerindeki View (Görünüm) menusünden Sorting and Grouping (Sıralama ve Gruplandırma) komunutu tıklayın, bir alan veya deyim seçin ve Group Footer (Grup Altbilgisi) özelliğini Yes (Evet) olarak ayarlayın.
Page Footer (Sayfa Altbilgisi) : Sayfa özetleri, tarh ve sayfa numarası vb. bilgileri her rapor sayfasının altında yerleştirmek için kullanılan kısımdır.
Report Footer (Rapor Altbilgisi) : Başlık, tarih ve raporunuzun tanıtımı vb. bilgileri rapor sayfasının sonuna yerleştirmek için kullanılan kısımdır.

Yukarıdaki raporun önizlemesinin bir kesiti aşağıda görülmektedir;

Raporun bölümleri ya da sütunları arasındaki aralığı form özelleştirmede olduğu gibi farenizi kullanarak kolaylıkla yapabilirsiniz. Aynı şekilde sütun boyutlarını da değiştirebilirsiniz.

5.2.1 Üstbilgi veya Altbilgiye Bilgi Ekleme
1- İstediğiniz Üstbilgi ya da Altbilgi bölümünde bir metin kutusu (Text Box) denetimi oluşturun ve seçin.
2- Report Design araç çubuğu üzerindeki Build simgesini tıklayın. Choose Builder iletişim kutusundan Expression Builder'ı seçin

3- Expression Builder iletişim kutusundaki Common Expression klasöründe bulunan istediğiniz açıklamayı çift tıklayın. İşleminiz bittikten sonra OK düğmesine basın.


5.2.2 Rapordaki Değerleri Biçimlendirme
Raporunuz içinde bulunan herhangi bir alanın özelliklerini değiştirebilirsiniz (örneğin, sayısal bir değerin tamsayı yerine ondalık olarak raporda görünmesini sağlayabilirsiniz).
1- Design görünümünde iken, özelliğini değiştirmek istediğiniz alanı seçin.

2- Farenizin sağ tuşunu ya da Report Design araç çubuğu üzerindeki Properties (Özellikler) simgesini tıklayın.



3- Ekrana gelen iletişim kutusunda istediğiniz sekmeyi seçip gerekli gördüğünüz özellikleri değiştirebilirsiniz.

Control Source alanını ve Expression Builder düğmesini tıklayarak ekrana gelen Expression Builder iletişim kutusu ile kendi hesaplamalarınızı yaratabilirsiniz (Bkz. 4.3 Sorguda Seçim Ölçütlerinden Yararlanma).


6. Makro
6.1 Makro Yaratma
Makrolar işlemleri otomatikleştiren eylem (sorgulamak, yazdırmak, sıralamak vb.) veya komutlardan oluşan bir bütündür. Makrolar bir eylemi gerçekleştirebilmek için bağımsız değişkenler adı verilen ek bilgilere ihtiyaç duyabilir.
Makroları yaratmak için herhangi bir sihirbaz bulunmamaktadır.
1- Bir veritabanı dosyası açın (Örnek : Northwind.mdb).
2- Database (Veritabanı) iletişim kutusundan Macros sekmesini seçin.
3- New düğmesini tıklayın.
4- Kullanmak istediğiniz eylemi Action (Eylem) aşağı okunu tıklayıp, açılan listeden seçin. Seçmiş olduğunuz eylem ile ilgili açıklama vermek isterseniz, Comment (Açıklama) sütununu kullanabilirsiniz. Action ve Comment sütunları arasında geçiş yapmak için TAB tuşundan yararlanabilirsiniz.

5-Action Arguments (Eylem Değişkenleri) kısmında, seçmiş olduğunuz eylem ile ilgili gerekli olan bağımsız değişkenleri belirleyebilirsiniz.

"OpenTable" eylemine bağlı olarak hangi tabloyu hangi görünümde ve hangi veri modunda açmak istediğinizi Action Arguments kısmında tanımlarsınız. İlgili bağımsız değişken kutularının açıklayan bilgileri de sağ bölümde görebilirsiniz.
Bazı bağımsız değişken kutuları aşağı oka bağlı açılır liste özelliğine sahiptir.

6- 4. ve 5. adımları tekrarlayarak aynı makro içerisinde birden fazla eylem tanımlayabilirsiniz. Bu eylemlerin çalışma sırası makro içinde listelenme şekline bağlıdır.

7- Yarattığınız makroyu kaydetmek için, Macro Design araç çubuğu üzerindeki Save simgesini tıklayın.

8- Ekrana gelen Save As iletişim kutusundaki Macro Name: (Makro Adı) kısmına makronuza vermek istediğiniz adı yazın (ya da varsayılan olarak görüneni seçin). İşleminiz bittikten sonra OK düğmesine basın.


6.2 Makroyu Çalıştırma
Makronuz içinde bulunan bütün eylemleri bir defada (sırası ile) aktif duruma getirebilirsiniz. Makronuz sadece o görünümde gerçekleştirilebilecek eylemleri uygular (bu durumu göz önünde bulundurarak makronuzu çalıştırdığınız zaman makro otomatik olarak doğru görünüme geçmezse, sizin ilgili görünüme geçmeniz gerekir).
1- Bir veritabanı dosyası açın (Örnek : Northwind.mdb).
2- Database (Veritabanı) iletişim kutusundan Macros sekmesini seçin.
3- Makronuzu seçin ve Design düğmesini tıklayarak Macro Design görünümüne geçin.
Bu adımda doğrudan Run düğmesini tıklayarak da makronuzu çalıştırabilirsiniz.

4- Macro Design araç çubuğu üzerindeki Run (Çalıştır) simgesini tıklayın.

ya da MenuBar araç çubuğu üzerindeki Tools menüsünden Run Macro... komutunu tıklayın. Ekrana gelen Run Macro iletişim kutusundan istediğiniz makroyu aşağı okunu ile açılan listeden seçip, OK düğmesini tıklayın.

5- Makro bir eylemi gerçekleştiremezse, bir ileti kutusu ile ilgili durum hakkında bilgi verir. İleti kutusunu kapatmak için, OK düğmesini tıklayın. (Örnek : Rapor adı belirtilmemiş "OpenReport" eylemini içeren bir makro çalıştırıldığında ekrana gelen ileti kutusu.)

6- Action Failed iletişim kutusunda Halt düğmesini tıklayarak makronuzun çalışmasını durdurun.

6.3 Makroyu Denetleme
Makronuz içinde bulunan bütün eylemleri adım adım (sırası ile) aktif duruma getirebilirsiniz. Makronuz sadece o görünümde gerçekleştirilebilecek eylemleri uygular (bu durumu göz önünde bulundurarak makronuzu çalıştırdığınız zaman makro otomatik olarak doğru görünüme geçmezse, sizin ilgili görünüme geçmeniz gerekir).
1- Bir veritabanı dosyası açın (Örnek : Northwind.mdb).
2- Database (Veritabanı) iletişim kutusundan Macros sekmesini seçin.
3- Makronuzu seçin ve Design düğmesini tıklayarak Macro Design görünümüne geçin.

4- Macro Design araç çubuğu üzerindeki Single Step (Adım Adım) simgesini tıklayın.

5- Macro Design araç çubuğu üzerindeki Run (Çalıştır) simgesini tıklayın.

ya da MenuBar araç çubuğu üzerindeki Tools menüsünden Run Macro... komutunu tıklayın. Ekrana gelen Run Macro iletişim kutusundan istediğiniz makroyu aşağı okunu ile açılan listeden seçip, OK düğmesini tıklayın.

6- Ekrana gelen Macro Single Step iletişim kutusunda, makronuz içinde bulunan ilk eylemi başlatmak için STEP düğmesini tıklayın (bu işlemi makro içindeki bütün eylemler bitinceye kadar tekrarlayın).
Herhangi bir adımda iken Continue düğmesine basarak geri kalan bütün eylemleri bir defada uygulayabilirsiniz.

7- Makro bir eylemi gerçekleştiremezse, bir ileti kutusu ile ilgili durum hakkında bilgi verir. İleti kutusunu kapatmak için OK düğmesini tıklayın.(Örnek : Rapor adı belirtilmemiş "OpenReport" eylemini içeren bir makro çalıştırıldığında ekrana gelen ileti kutusu.)

8- Action Failed iletişim kutusunda Halt düğmesini tıklayarak makronuzun çalışmasını durdurun.

quote:

MS ACCESS 7.0
1. GİRİŞ
MS-Access 7.0 ya da kısaca Access, bir veritabanı oluşturma ve yönetim programıdır. Bu program kullanılarak, bilgiler düzenli bir şekilde depolanarak istenilen zamanda ve şekilde kullanılabilirler.
1.1 Access Programının Başlatılması
Access programı, arabiriminin genel görüntüsü açısından, diğer Windows ve özellikle de MS Office programlarına büyük benzerlik göstermektedir. Çalıştırılması da aynı diğer Windows programlarında olduğu gibidir. Elbette ki, en bilinen ve kullanılan yöntem, Start menüsünden Programs kısmındaki Access komutunun tıklanmasıdır. Diğer yöntemler arasında, eğer yüklenmişse MS Office Kısayol Çubuğu’ndaki Access düğmesinin tıklanması, eğer desktop’a (masaüstü) konmuşsa Access programının kısayol simgesine çift tıklanması ve Windows Explorer’da Access programının (msaccess.exe) dosyasının üzerinin çift tıklanması sayılabilir.
Access yüklendikten sonra, karşımıza aşağıdaki diyalog kutusu görüntülenir. Buradaki ilk iki seçenek, yeni bir veritabanı oluşturma ile ilgilidir. Boş Veritabanı seçeneği, içerisinde hiç bir bilgi içermeyen bir veritabanı oluşturur ve bu veritabanını bilgi girilmek üzere hazır durumda açar. Veritabanı Sihirbazı ise yine içerisinde hiç bir bilgi olmayan bir veritabanı oluşturur ancak, bu veri tabanı, kullanıcının Veritabanı Sihirbazına vermiş olduğu bilgiler kullanılarak hazırlanmış bir alt yapıyı da içermektedir. Bir önceki seçenekle oluşturulmuş olan veritabanında hiç bir alt yapı hazırlanmamaktadır. Alt yapıdan kastedilenilen, ileride daha detaylı olarak anlatılacak olan Tablo, Form ve Raporlardır.
Aynı diyalog kutusunda bulunan Varolan Veritabanını Aç seçeneği daha önceden oluşturulmuş olan bir veritabanını açmak için kullanılır.
Yukarıda açıklanan üç seçenekten birisi seçildikten sonra, Tamam düğmesi tıklanmalıdır. İptal düğmesinin tıklanması ile de herhangi bir veritabanı açılmaksızın ve oluşturulmaksızın, Access arabirimine ulaşılır.


1.2 Access Arabirimi
Ekranın en üst bölümünde, "Microsoft Access" başlığı görülür. Bu bölüm, başlık çubuğu olarak adlandırılır.



Başlık çubuğunun altında, menü seçeneklerinin yer aldığı menü çubuğu görülebilir. Buradaki menü seçenekleri, Access'in o anki moduna ve Access uygulamanızın özel bir menü sistemine sahip olup olmamasına göre değişiklik gösterecektir.
Menü çubuğunun hemen altında, araç çubuğu yer alır. Access'te çok sayıda değişik araç çubuğu bulunmaktadır. Kullanıcının kendi araç çubuklarını da oluşturması mümkündür. Araç çubukları, sık gerçekleştirilen işler için birer kestirme gibi düşünülebilirler.
Daha önce Access kullanmış olanlar için bile, araç çubuğundaki düğmelerin işlevlerini unutmak söz konusu olabilir. Araç çubuğundaki düğmelerden birinin üzerine mouse getirilip birkaç saniye beklenirse, küçük bir balon bu bileşenin işlevini açıklayıcı bilgi sunacaktır. Ayrıca en altta yer alan durum çubuğunun da kısa bir açıklama içerdiği görülebilir. Bu araç ipuçları kullanılarak her bir düğmenin ne işe yaradığı kısa sürede öğrenilebilir.
1.3 Araç Çubuklarının Düzenlenmesi
Access ilk açıldığında, araç çubuğu tek bir satırdan oluşmaktadır. Bu çoğu zaman işe yarasa da, zaman zaman farklı bir düzen gerekli olabilmektedir. Araç çubuklarını başka bir konuma taşımak için, mouse, araç çubuğunun boş bir bölümüne getirilip sol mouse tuşu ile sürükleme yapmak gerekmektedir. Araç çubukları ekranın dört kenarına yaslanacak şekilde yerleştirilebildiği gibi, aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi, orta yerde seyyar olarak da kullanılabilirler. Bu durumda, araç çubuğunun üst kısmında bir başlık kısmı açılarak, araç çubuğunun ismi görüntülenir.



Başka araç çubuklarının görüntülenmesi ve araç çubukları ile ilgili değişik ayarlar yapabilmek için Görünüm menüsünden Araç Çubukları seçeneği seçilir. Aşağıdaki diyalog kutusunda, istenilen diğer araç çubuklarına ait kutuların işaretlenmesi ile başka başka araç çubukları da görüntülenebilir. Ancak bilinmelidir ki, Access programı, o anda yapılmakta olan işlem için gerekli olan araç çubuğunu otomatik olarak görüntüleyebilmektedir.

quote:

MICROSOFT ACCESS DERS NOTLARI
Access bir veritabanı programıdır. Veritabanı, bir konuyla ilgili çok sayıda kaydın tutulduğu bir bilgi havuzu olarak nitelendirilebilir. Veritabanı programları, veritabanı denilen bilgi havuzunu oluşturmak ve veritabanından istenilen bilgiyi istenildiği şekilde alıp kullanabilmeyi sağlar.
Access programına girdiğimizde ilk gelen ekranda 3 ayrı seçenek bulunur. Yeni bir veritabanı oluşturmak istiyorsak bunlardan Boş veritabanı seçeneğini seçip Tamam düğmesine basılır. Daha sonra veritabanına bir dosya ismi vermemizi isteyen bir ekran gelir. Burada veritabanını hangi klasöre kaydedeceğimizi seçer ve dosya adı olarak da bir isim yazarız. Örneğin dosya adı olarak öğrenci ismini verelim.
Açılan veritabanında şu bölümler bulunur :
• Tablolar : Veritabanının temel nesnesi tablolardır. Bilgilerin asıl tutulduğu yer tablodur. Diğer veritabanı nesneleri tablolar esas alınarak oluşturulur. Bir veritabanında birden çok tablo bulunabilir.
• Sorgular : Tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen kriterlere uyan kayıtları seçerek görebilmek için oluşturulan bir nesnedir.
• Formlar : Tablolara doğrudan bilgi girişi yapmak daha zor ve sıkıcı olabilir. Formlar tablolara bilgi girişini kolaylaştıran ve daha anlaşılır bir ekran görüntüsü ile çalışmayı sağlayan nesnelerdir. Paket programlardaki kullanıcı ara yüzü olarak düşünülebilir.
• Raporlar : Tablolardaki bilgileri kağıda dökebilmek için değişik şekillerde sayfa dizaynları oluşturmak için kullanılır.
• Makrolar : Veritabanında birden çok adımdan oluşan bir işlemin bir seferde yapılabilmesini sağlayan küçük program parçalarıdır.
• Modüller : Makrolar ile aynı amaca sahip olmakla birlikte Visual Basic programlama dili komutları ile yazılan küçük program parçalarıdır.
TABLO OLUŞTURMAK
Veritabanında ilk önce tablo oluşturmak gerekir. Tablo oluşturmak için Tablolar bölümünde iken sağ taraftaki Yeni düğmesine basılır. Burada tablo oluşturma seçenekleri gelir. Tablo alanlarını ve alan özelliklerini tek tek kendimiz belirleyeceksek Tasarım görünümü seçeneği seçilerek Tamam düğmesine basılır.
Tasarım görünümünde tablo hazırlarken tablonun başlıklarını oluşturacak her bir alanın alan adını, veri türünü ve alanın özelliklerini ayrı ayrı belirleriz.
Alan adı verilirken boşluk verilebilir, Türkçe noktalı harf kullanılabilir. Alan adı en fazla 64 karakter uzunluğunda olabilir.
Veri türleri
O alana girilecek bilginin türünü belirtir. Veri türleri şunlardır :
 Metin : Alfabetik ve sayısal türde her türlü bilgi girilebilen alan türüdür. En fazla 255 karakter bilgi alır.
 Not : Bir tablo alanı için metin türünün uzunluğu yetmiyorsa Not türü seçilebilir. Bu tür alanlara 65535 karaktere kadar bilgi girilebilir.
 Sayı : Tabloda üzerinde işlem yapılabilecek sayısal değerlerin girilebileceği alan türüdür. Sayısal alanların alan boyutunu belirlerken aşağıdaki boyut türleri seçilebilir :
- Bayt : 0 ile 255 arasında değer girilebilir.
- Tamsayı : -32768 ile 32767 arasında değer girilebilir.
- Uzun tamsayı : -2.147.483.648 ile 2.147.483.647 arasında değer girilebilir.
- Tek ve Çift : Çok büyük sayılar için ve ondalıklı sayılar için kullanılan veri tipleridir.
 Tarih/Saat : Tarih ve saat türündeki bilgiler için tanımlanır.
 Para birimi : Parasal değerler için tanımlanır. Bu tür alanlara 15 basamak tamsayı, ondalıktan sonra da 4 basamak bilgi girilebilir.
 Otomatik sayı : Bu tür alandaki sayı değeri girilen her kayıtta otomatik olarak artar.
 Evet/Hayır : Mantıksal alan türüdür. İki ihtimalli bilgiler için kullanılır. Örneğin; Askerliğini yaptı/yapmadı, disiplin cezası var/yok gibi.
 Köprü : Internet üzerinden bağlantı kurulacak web adresleri girilecekse bunun için köprü türü alan tanımlanır. Bu alandaki bilgiye tıklandığında eğer internet bağlantısı varsa belirtilen web adresine gidilebilir.
 OLE nesnesi : Veritabanına resim, ses, film gibi nesnelerin eklenmesi için kullanılır.
Alan biçimi
Bir alana girilen bilginin o alandaki yerleşimi ve görünümü alan özelliklerinde biçim özelliği ile gösterilir. Özellikle metin türündeki alanların biçimini tanımlarken aşağıdaki karakterler kullanılabilir :
KARAKTER İŞLEVİ
@ Bir karakterlik bilgi için kullanılır.
< Büyük harfle girilen bilginin küçük harfte görünmesini sağlar.
> Küçük harfle girilen bilginin büyük harfle görünmesini sağlar.
Giriş Maskesi
Bir alana bilgi girişi yaparken kullanıcının bilgi girmesine yardımcı olmak ve sınırlama getirerek yanlış bilgi girilmesini önlemek için oluşturulan bir yapıdır. Giriş maskesi tanımlamak için şu karakterler kullanılabilir:
KARAKTER İŞLEVİ
0 0 ile 9 arasında bir değer girilmesine izin verir. Bu tanımlama yapıldığında bilgi girişi zorunludur.
9 Bu tanımlama yapıldığı zaman bilgi girişi zorunlu değildir. Veya daha az rakam girilebilir. Rakamlar arasında boşluk verilebilir. Bu alana hiç bilgi girilmeden geçilebilir.
# Tek bir rakam veya boşluk girilmesi için kullanılır. Bilgi girişi zorunlu değildir. Tanımlanandan daha az veri girilebilir.
L Sadece alfabetik karakterlerin girişine izin verir. Tanımlandığı adet kadar bilgi girişi zorunludur. Karakterler arasında boşluk verilemez.
? Sadece alfabetik bilgi veya boşluk girişine izin verir. Tanımlandığı adetten daha az bilgi girilebilir.
A Sadece harf ve rakam girişine izin verir. Tanımlandığı sayı kadar bilgi girişi zorunludur.
a Harf, rakam ve boşluk girişine izin verir. Tanımlandığı kadar bilgi girişi zorunlu değildir.
& Herhangi bir karakter girişi yapılabilir. Tanımlandığı adet kadar bilgi girişi zorunludur.
C Herhangi bir karakter girişi yapılabilir. Tanımlandığı adet kadar bilgi girişi zorunlu değildir.
Resim Yazısı
Bilgi girişi sırasında, bilgi alanları tanımlanmış adlarıyla görüntülenir. Eğer bilgi alanının başlığının başka bir metin olması isteniyorsa bu başlığın resim yazısı kutusuna yazılması gerekir.
Varsayılan değer
Hazırlanan bir tabloya bilgi girişi yapılırken o alanda başlangıçta görüntülenmesi istenen değerdir. Bilgi girişi yapılırken
Geçerlik Kuralı
Bir alana girilecek bilgiye giriş sınırlaması getirmek için kullanılan bir özelliktir. Örneğin 0 ile 100 arasında olmasını istiyorsak, “BETWEEN 0 AND 100” veya “>=0 AND <=100” şeklinde değer girilebilir.
Geçerlik metni
Geçerlik kuralı verilen alana bilgi girişi sırasında girilen bilgi bu kurala uymuyorsa ekranda görülecek hata uyarısı bu özellikte belirtilir.
Gerekli
Tablodaki bir alana bilgi girişini zorunlu tutmak istiyorsak bu özellik için Evet seçili olmalıdır.
Sıfır uzunluk izni
Bu özellik sadece metin türü alanlar için geçerlidir. Bu özellik Evet değerini taşırsa ilgili alana bilgi girişi yapmadan geçilebilir.
Sıralı
Tablo kayıtlarının o alandaki bilgiye göre sıralanıp sıralanmayacağı bu özellikte belirtilir. Burada Evet (yineleme var) seçili ise o alana göre sıralama olur ve o alanda aynı değeri taşıyan birden fazla kayıt bulunabilir. Evet (yineleme yok) seçili ise olana göre sıralama yine olur, ancak o alana aynı değeri taşıyan birden fazla kayıt girilemez.
Unicode Sıkıştırma
Bu özellik 2 bytelık bilgiyi 1 byte yer tutacak şekilde sıkıştırır. Bu özellik sadece metin türü alanlarda geçerlidir.
TABLOYA KAYIT GİRMEK
Access tablolarına bilgi girişi doğrudan tablodan yapılabilir. Bunun için bilgi girilecek tablo seçilip Aç düğmesine basılır. Tabloda her satır ayrı bir kayıt tutar. En son kayıttan sonraki boş satır yeni kayıt eklemek için kullanılır. Bu son satıra yeni bir kayıt girilmeye başlandığında o satırın bir altına tekrar boş bir satır ekler. Yeni kayıt girişi böylece devam eder. Her alana bilgi girildiğinde Enter tuşuna basarak bir sonraki alana geçilebilir.
Bir tablo üzerinde çalışırken tablo üzerinde ve kayıtlar üzerinde yapılabilecek bazı işlemleri şu şekilde açıklayabiliriz :



Tabloya yeni kayıt ekleme
Yeni kayıt eklemek için bu düğmeye basıldığında tablonun en son satırındaki boş kayıt satırına gider.
Tablodan kayıt silme
Tablodan herhangi bir kaydı silmek için o kayda gidip bu düğmeye basılır. Silme işlemine onay verilip silinir. Birden fazla kayıt silinecekse fareyi tablonun sol tarafından basılı tutup sürükleyerek seçilir ve yine bu düğmeye basılarak silinir.
Tablodaki kayıtları sıralatma
Tablonun hangi alanına göre sıralama yapılacaksa o alana geçilip bu düğmelerden birine basılır. (Artan sıralama veya azalana sıralama)
Tablodaki kayıtları seçime göre süzme
Tabloda herhangi bir alandaki bilgiye göre süzme yapılacaksa o alandaki bilgi fare ile sürükleyerek seçilir ve bu düğmeye basılır. Süzgeci kaldırmak için ise Süzgeci kaldır düğmesine basılır.
Tablodaki yazı tipini değiştirme Biçim menüsü açılıp Yazıtipi seçeneğine girildiğinde bu ekran gelir. Buradan istenilen yazıtipi, yazıtipi stili, boyutu, rengi özellikleri seçilip Tamam düğmesine basılır.
Tablo sayfasının biçimini değiştirme Biçim menüsünden Veri sayfası seçeneğine girildiğinde bu ekran gelir. Buradan istenilen özellikler belirlenip Tamam düğmesine basılır.
Tablodan istenilen bir sütunu dondurma Sütunları dondurmak için tablonun sol tarafından istenilen sütunları seçtikten sonra Biçim menüsünden Sütunları dondur seçeneği seçilir. Tabloda sağa doğru kayarken bu sütunlar kaybolmaz.
Tablodan istenilen sütunları gizleme ve görüntüleme Bunun için Biçim menüsünden Sütunları göster seçeneğine girildiğinde yandaki gibi bir liste gelir. Bu listeden istenilen sütunların işareti kaldırılıp gizlenebilir veya gizli sütunlar seçilerek geri getirilebilir.

ARAMA SİHİRBAZINI KULLANMAK
Bir tablonun tasarımı sırasında veri türü bölümünde listeyi açtığımızda Arama Sihirbazı adında bir tür görürüz. Bu aslında bir veri türü değildir. Amacı, tablo veya form üzerinde bu alana gelindiğinde bir liste kutusu görünmesini ve bu alana girilecek bilginin bu listeden seçilmesini sağlamaktır.
Arama sihirbazını kullanırken o alandaki liste kutusunda görülecek bilgiler iki şekilde oluşturulabilir. Birincisi bu bilgilerin elle yazılmasıdır. İkincisi ise başka bir tablo oluşturup o tabloya girilen bilgilerden yararlanmaktır. İkinci yöntemde oluşturulan diğer tablo bir Sözlük Tablosu niteliği taşır. Yani bu tablo bir yardımcı tablodur ve devamlı açılıp kullanılan bir tablo değildir.
Şimdi bir örnek ile Arama Sihirbazının kullanımını açıklayalım :

BRANŞI ALANI İÇİN : Öğretmenler tablosunda BRANŞI alanına öğretmenin branş kodunun girileceğini varsayalım. Bunun için BRANŞLAR adında yardımcı bir tablo oluşturalım. Bu tabloda BRANS KODU ve BRANS ADI alanları olsun ve BRANS KODU alanı her branşta farklı olacağı için birinci anahtar olsun.
Daha sonra Öğretmenler tablosunun tasarımına geçip BRANŞI alanını veri türü listesini açarak Arama Sihirbazını seçelim. Sihirbazın ilk ekranında Değerler tablo veya sorgudan alınsın seçeneğini seçelim.



Bir sonraki adımda Branşlar tablosunu seçip yine İleri düğmesi ile devam edelim. Sonraki adımda Branş Kodu ve Branş Adı alanlarını şekilde görülen düğmeler ile sağ tarafa atalım.


Daha sonraki adımda Branş Kodu alanı birinci anahtar olduğu için listede görünmemektedir. Branş kodu alanındaki bilgi üzerinde çalıştığımız alana girileceği için bu seçeneği kaldırıyoruz. İleri ile devam.


Son adımda Etiketin ne olmasını istersiniz sorusu geliyor. Bu soruyu o alan için başka bir etiket yazılabileceği gibi aynen de kalabilir. Son düğmesi ile işlem tamamlanır.
Bu işlem sonunda Öğretmenler tablosunun Branşı alanı ile Branşlar tablosunun Branş Kodu alanı arasında bir ilişki kurulmuş olur. Bunu görmek için Araçlar menüsünden İlişkiler bölümüne girebilirsiniz.




CİNSİYETİ İÇİN : Öğretmenler tablosundaki CİNSİYETİ alanda girilebilecek değerler az olduğu için Arama Sihirbazına girildiğinde istediğim değerleri ben yazacağım seçeneği kullanılabilir.



Şekilde görüldüğü gibi Süt1 adındaki sütun içerisine bu alana girilebilecek değerler alt alta yazılır. İleri düğmesi ile devam edilir. Son aşamada yine etiket kısmı olduğu gibi kalabilir. Son düğmesi ile işlem tamamlanır.


FORM OLUŞTURMAK
Form, tabloya bilgi giriş yapmanın başka bir yoludur. Paket programlardaki kullanıcı ara yüzü gibi ekranlar oluşturulur.
Form Sihirbazı ile form oluşturma
1- Formlar bölümündeki Yeni düğmesine basılır.
2- Gelen ekranda önce alttaki liste kutusundan kendisi ile ilgili form hazırlanacak olan tablo seçilir. Daha sonra Form sihirbazı seçeneği seçilerek Tamam düğmesine basılır.
3- Sonraki ekranda form üzerinde görülecek alanlar sol taraftan sağ tarafa atılır. Bunun için iki bölme arasında bulunan sağa dönük oklar kullanılır. İleri düğmesine basılır.

4- Daha sonra alanların form üzerine nasıl yerleşeceğini belirleyen seçeneklerden biri seçilir ve yine İleri düğmesine basılarak devam edilir.
5- Sonra formun zemin rengi ve alanların renkleri ile ilgili seçenekler içeren Hangi stili istersiniz sorusu gelir. Bu ekranda istenilen stil seçilir ve İleri düğmesine basılarak devam edilir.
6- Son ekranda form başlığını yazıp Son düğmesine basarak formun oluşturulması sağlanır.
Form oluşup ortaya çıktığında artık bilgi girişi yapılabilir veya istenirse Tasarım Görünümüne geçerek sihirbazın tasarladığı formun üzerinde düzenleme yapılabilir.








Alt Form İçeren Form Oluşturma
Birbiriyle ilişkili tablolara bilgi girişi yaparken her iki tablodaki bilginin birlikte görülebilmesi amacıyla form oluşturma sırasında alt form kullanılabilir.
Örneğin; Öğrenci bilgilerini içeren bir veritabanı çalışmasında öğrenci kişisel bilgileri ÖĞRENCİLER adındaki bir tabloda, bu öğrencilerin farklı derslerden aldıkları notlar da NOTLAR adındaki başka bir tabloda tutuluyor olsun. Öğrenci kişisel bilgilerinin tutulduğu tabloda her öğrencinin sadece 1 kaydı vardır. Ancak Notları tutan tabloda ise bir öğrencinin farklı derslerden notları olacağı için her öğrencinin aldığı ders kadar kaydı olacaktır. Bir form üzerinde öğrencinin OKUL NO, ADI, SOYADI gibi kişisel bilgileri ile birlikte her öğrencinin tüm derslerinden aldığı notları da birlikte görebilmek için alt form kullanmak gerekir.
Şimdi bu örneği uygulayarak anlatalım :
1- Formlar bölümünde Yeni düğmesine basıp ÖĞRENCİLER tablosunu seçin, Form sihirbazı seçeneğini de seçerek Tamam düğmesine basın.
2- Öğrenciler tablosundan OKUL NO, ADI, SOYADI alanlarını ortadaki ok ile sağ tarafa atın.
3- Tablolar/Sorgular bölümünden NOTLAR tablosunu seçerek bu tablodaki tüm alanları da sağ tarafa atın. İleri ile devam.
4- Bir sonraki adımda göre OGRENCILER ve göre NOTLAR şeklinde alt alta iki seçenek gelir. Burada Öğrenci bilgileri ana form, öğrencinin notları alt form olacağı için göre ÖĞRENCİLER seçili olmalıdır.
5- Yine aynı ekranda Alt formları olan form ve Bağlı formlar adında iki seçenek daha vardır. Bu örnekte ilkini seçiyoruz. İstenirse diğeri de seçilebilir. İleri ile devam.
6- Sonraki adımda alt form için nasıl bir yerleşim istenildiği sorulmaktadır. Bu iki seçenekten yine istenilen seçilebilir.
7- Daha sonra ana form için hangi stili istediğimiz sorulmaktadır. Buradan da istenilen seçilebilir.
8- Son aşamada ana form ve alt form için bir isim verilmesi istenir. Buralara da form içeriğine uygun birer isim yazılıp Son düğmesi ile işlem tamamlanır.


Alt Form İçeren Formun Kullanımı
Ana formda bir öğrencinin okul numarası, adı ve soyadı görünürken alt formda bu öğrencinin aldığı tüm dersler ve bu derslere ait notları girilebilir ve incelenebilir.
Alttaki resimde de görüldüğü gibi veritabanı penceresinin Formlar bölümünde oluşturulan ana form ile alt form ayrı ayrı görülebilir. İstenirse ana formun tasarımı veya alt formun tasarımı değiştirilebilir.
Ana form ile alt formu birbirine bağlayan bir alan vardır. Örneğin yukarıdaki örnekte OKUL NO alanı hem Öğrenci bilgilerini gösteren ana formda hem de öğrenci notlarını gösteren alt formda mevcuttur. Alt forma bilgi girişi yapılırken ana formdaki OKUL NO bilgisi otomatik olarak alt formun OKUL NO alanına gelir. OKUL NO bilgisinin hem ana formda hem de alt formda görünmesi gereksizdir. Bu nedenle alt formun tasarımına girip OKUL NO alanını formdan silebiliriz.


SORGU OLUŞTURMAK
Sorgular, tablolardaki çok sayıda kayıt içerisinden istenilen kriterlere uyan kayıtları süzerek görmemizi sağlayan veritabanı nesneleridir.
Tasarım görünümünde sorgu oluşturma
1- Sorgular bölümünde Yeni düğmesine basılır.
2- Gelen ekranda Tasarım görünümü seçili iken Tamam düğmesine basılır.
3- Sorgu tasarımına girildiğinde sorguya hangi tabloları ekleyeceğimizi soran bir pencere açılır. Bu pencerede sorguda kullanılacak tablolar ayrı ayrı veya birlikte seçilerek Ekle düğmesine basılır. Daha sonra bu pencere kapatılır.
4- Sorgu ekranında istenilen tablodan sorguda yer almasını istediğimiz alanlar ayrı ayrı alınarak alt taraftaki sorgu sütunlarına eklenir. Bunun için alan adından fare ile basılı tutup sürükleyerek aşağıdaki sütunlara indirilip bırakılabilir.
5- Sorgu sonucunun belli bir alandaki bilgilere göre sıralanmasını istiyorsak o alan için Sırala özelliği açılıp Artan veya Azalan seçeneği seçilebilir.
6- Sorgu sonucunda görünmesini istemediğimiz alanlar varsa bu alanlar için Göster kutucuğundaki işaret kaldırılabilir.












7- Sorgu sonucunda ilişkili tablodaki tüm kayıtları değil, belli bir kritere uyan kayıtları görmek istiyorsak kriter belirtilecek alan için Ölçüt bölümüne istenilen kriter bilgisi yazılır. Eğer aynı alan için birden fazla ölçüt yazılacaksa alt alta bunlar yazılır. Bu durumda ölçütler arasındaki bağlaç veya olur. Eğer birden fazla alana ölçüt yazılırsa bu durumda ölçütler arasındaki bağlaç ve olur.
Örnek;



Bu sorgu tasarımının cümlesel ifadesi şu şekilde söylenebilir : Öğretmenler tablosundan Okul kodu 121515 VEYA 121539 olan kayıtların MEBSIS NO, ADI, SOYADI, BRANŞ KODU alanlarındaki kayıtları branş koduna göre artan sıralı olarak görüntüle.
Örnek;



Bu sorgu tasarımının cümlesel ifadesi şu şekilde söylenebilir : Öğretmenler tablosundan Okul kodu 121515 olan VE Branş kodu 1314 olan kayıtların MEBSİS NO, ADI, SOYADI alanlarındaki kayıtları soyadına göre artan sıralı olarak görüntüle.
Hazırlanan sorguyu çalıştırmak ve sonucunu görmek için araç çubuğundaki düğmesine basılabilir. Sorgu son halini almış ise kaydedilip saklanabilir.

Sorgu Ölçütlerinde Parametre Metni kullanımı
Sorgularda ölçüt verirken ölçüt ifadesini doğrudan yazıp kaydettiğimizde bu sorgu sadece o ölçüt için çalışır. Yukarıdaki örneklerde olduğu gibi okul kodu alanına ölçüt olarak tek bir okulun kodunu yazıp sorguyu böyle kullanırsak her seferinde sadece bu okuldaki öğretmenleri görüntüler. Bu şekildi düşündüğümüzde her okul için ayrı ayrı sorgu hazırlamak gerekecektir. Sorgu ölçütlerini genel hale getirebilmek için ölçüt alanına doğrudan bir ifade yazmak yerine parametre metni yazılıp kullanılabilir.
Parametre metinleri köşeli parantez içerisinde yazılır. Parametre metni kullanıldığında sorguyu her çalıştırdığımızda bu metni içeren parametre giriş penceresi gelir. Bu pencerede her seferinde farklı bir değer girmek suretiyle sorguyu daha genel kullanabiliriz.

Sorguda Ölçüt yazarken kullanılabilecek bazı ifadeler
Sorguda herhangi bir alan için yazılan ölçüt ifadesi o alandaki bilgiye tamamen eşit olduğu taktirde sorgu çalışırken o kaydın görünmesini sağlar. Yani sorguda kullanılan alan adı ile ölçüt arasındaki karşılaştırma operatörü eşittir (=) işaretidir.
Bunun dışında sorgu ölçütünde şu işaretler de kullanılabilir :
Ölçüt Operatörü Açıklaması
> büyüktür Ölçüt yazılan alan türü;
Sayı ise, belirtilen sayıdan büyük olan sayıların,
Metin ise belirtilen harf veya harflerden sonra gelen metinlerin,
Tarih ise belirtilen tarihten sonra gelen tarihlerin bulunduğu kayıtları getirir.
< küçüktür Ölçüt yazılan alan türü;
Sayı ise, belirtilen sayıdan küçük olan sayıların,
Metin ise belirtilen harf veya harflerden önce gelen metinlerin,
Tarih ise belirtilen tarihten önce gelen tarihlerin bulunduğu kayıtları getirir.
<= küçük eşit
Yukarıda belirtildiği gibi sayı, metin veya tarih türü alanlarda belirtilen ifadeden küçük veya eşit olan kayıtları getirir.
>= büyük eşit Yukarıda belirtildiği gibi sayı, metin veya tarih türü alanlarda belirtilen ifadeden büyük veya eşit olan kayıtları getirir.
Between (Arasında) Sayı, metin veya tarih türü alanlarda belirtilen iki değer arasındaki değeri taşıyan kayıtları getirir.
Like (İle başlar) Ölçüt yazılan alanın veri türü metin ise, belirtilen harf veya harflerle başlayan kayıtları getirir.

Örnek Sorgu Ölçütleri

Örnek Açıklaması
OKUL NO alanı için
> 1000 Okul numarası 1000 den büyük olan kayıtları getirir.
HİZMET SÜRESİ alanı için
>=10 and <=20 Hizmet süresi 10 a eşit veya büyük ve 20 ye eşit veya küçük olan kayıtları getirir.
ADI alanı için
>= M Adı M harfine eşit ve büyük olan kayıtları getirir. Yani adı M harfi ve sonraki harfler ile başlayan kayıtları getirir.
ADI alanı içen
Like “M*” Bir önceki örnek ile aynı anlamı taşır.
OKUL NO alanı içen
Between 1000 and 2000 Okul numarası 1000 ile 2000 arasında olan kayıtları getirir.
DOĞUM TARİHİ alanı için
Between #01/01/1980# and #01/01/193# Doğum tarihi 01/01/11980 ile 01/01/1983 tarihleri arasında olan kayıtları getirir.
SOYADI alanı için
Between “A” and “E” Soyadı A harfi ile E harfi arasında başlayan kayıtları getirir.




İlişkili Tablolar İle Sorgu hazırlama
Veritabanında birbiriyle ilişkili birden fazla tabloyu kullanarak sorgu hazırlamak için sorgu tasarımına girildiğinde bu tablolar sorgu ekranına eklenmelidir. Tablolar sorgu ekranına getirildiğinde aralarındaki ilişkiler de burada görülebilir.
Birbiriyle ilişkili tablolardan ayrı ayrı alanları alıp sorguya eklemek mümkündür. Yukarıdaki ekranda yer alan sorguda Branşlar tablosunun Branş Kodu alanı ile Öğretmenler tablosunun Branş Kodu alanı ilişkili olduğu için Branşlar tablosundaki Branş Adı alanı sorguya ekleniyor. Aynı şekilde Okullar tablosundaki Okul Kodu ile Öğretmenler tablosundaki Okul Kodu alanı ilişkili olduğu için Okullar tablosundan İlçe Adı ve Okul Adı alanları sorguya eklenebiliyor.
Bu ilişkilerle ilgili olarak şu cümle söylenebilir : Öğretmenler tablosunun Branş Kodu, Branşlar tablosundaki branş koduna eşit ise Branşlar tablosundaki Branş Adı alanını getir. Yine; Öğretmenler tablosundaki Okul Kodu, Okullar tablosundaki Okul Koduna eşit ise Okullar tablosundaki İlçe Adı ve Okul Adı alanlarını getir.

RAPOR OLUŞTURMAK
Rapor, tablolardaki bilgileri düzenli bir sayfa dizaynı oluşturarak kağıda dökmek için kullanılır. Raporlar doğrudan tabloyu esas alarak hazırlanırsa tablodaki tüm kayıtları getirir. Tablodan sadece istenilen kayıtları kağıda dökmek istiyorsak, raporu hazırlamak için bir Sorguyu esas almak daha uygun olacaktır.
Rapor sihirbazı ile rapor hazırlamak
1- Raporlar bölümünde Yeni düğmesine basılır.
2- Yandaki ekran geldiğinde önce alt taraftaki liste kutusu açılıp rapora kaynaklık edecek tablo veya sorgu seçilir. Daha sonra Rapor sihirbazı seçeneği seçilip Tamam düğmesine basılır.
3- Yine form sihirbazında olduğu gibi, tablo veya sorguda yer alan alanların listesinin bulunduğu ekran gelir. Buradan raporda kullanmak istediğimiz alanlar ortadaki sağa dönük oklar ile sağ tarafa atılır. İleri düğmesine basılarak devam edilir.
4- Daha sonraki ekranda eğer raporu bir sorguya göre hazırlıyorsak ve sorguda birden fazla tablo varsa bu tablolardan hangisine göre listeleme olacağı sorulmaktadır. Buradan raporun özelliğine göre istenilen tablo seçilir. İleri düğmesine basılarak devam edilir.
5- Bir sonraki ekranda, eğer rapor dökümünde gruplandırma yapmak istiyorsak hangi alana göre gruplandırma yapılacağı seçilir. İleri düğmesi ile devam edilir.
6- Sonraki ekranda, rapordaki kayıtları belli alanlara göre sıralanmış olarak listelemek istiyorsak sıralama yapacağımız alanlar seçilebilir. Yine ileri düğmesi ile devam edilir.

7- Daha sonra, raporun sayfa üzerindeki yerleşimini gösteren seçenekler yer alır. Bunlardan istenilen biri seçilir. Ayrıca sayfanın yatay veya dikey kullanımı da buradan değiştirilebilir. İleri düğmesi ile devam edilir.







8- Bir sonraki adımda raporun kağıda dökülüş stili ile ilgili seçenekler mevcuttur. Bunlardan istenilen biri seçilip yine devam edilir.
9- Son adımda rapora bir ad verilir ve Son düğmesine basılarak raporun oluşması sağlanır.
10-

Sorguya dayalı olarak hazırlanmış raporlarda, eğer sorguda parametre metni tanımlanmış ise, bu sorguyu esas alan raporun açılması sırasında da aynı parametre metni gelir.
Bir raporun Baskı Önizleme görüntüsü yandaki gibidir. Bu durumda Yazdır düğmesini kullanarak rapor yazıcıdan kağıda dökülebilir.
Sihirbaz kullanılarak oluşturulan bir raporun tasarım görünümüne geçerek rapor tasarımında değişiklik yapılabilir.







Yandaki örnek raporun tasarım görünümünde;
 Rapor üst bilgisi bölümünde görülen metin, bu raporun baskısı sırasında sadece ilk sayfanın üstünde gözükür.
 Rapor alt bilgisi ise raporun son sayfasının altında çıkar.
 Ayrıntı bölümünde, görülen kutucuklar rapora kaynaklık eden tablonun alanlarıdır. Yani bu kısımda tablodan gelen bilgiler görülür.
 Sayfa üst bilgisindeki kutucuklar, ayrıntı bölümündeki bilgilerin başlıklarını oluşturan etiket metinleridir. Rapor tasarımında etiket metinleri istenildiği gibi değiştirilebilir.
 Sayfa alt bilgisi bölümünde her sayfanın altında görülmesi istenilen metinler bulunabilir. Örneğin rapor çıktısının alındığı tarih, sayfa numarası gibi.
Rapor tasarımında kullanmak istemediğimiz bölümleri alt kenarından fare ile tutup yukarı çekerek kapatabiliriz.